為了有效地組織物資資源,實(shí)施物資供應(yīng)計(jì)劃,保證企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動(dòng)的需要,特制訂本規(guī)定。
1、主題內(nèi)容與適用范圍
本規(guī)定明確了物資采購的原則和采購要求,
本規(guī)定適用于本企業(yè)的物資采購部門,
2、管理職責(zé)
2.1了解和掌握國家有關(guān)物資采購政策和物價(jià)政策。
2.2掌握物資的供求狀況、市場供應(yīng)行惰,預(yù)測發(fā)展趨勢。
2.3了解本企業(yè)生產(chǎn)工藝過程,熟悉本企業(yè)物資需求狀況。
2.4明確采購物資的質(zhì)量要求和性能要求,擇優(yōu)選擇合格分承包方(供貨單位〉。
2.5制訂并實(shí)施物資供應(yīng)計(jì)劃,負(fù)責(zé)簽訂并執(zhí)行物資采購合同。
2.6負(fù)責(zé)對(duì)有質(zhì)量異議的采購物資向分承包方反饋質(zhì)量信息并作出處理。
3、管理內(nèi)容與要求
3.1物資采購工作必須嚴(yán)格執(zhí)行國家的有關(guān)采購政策、物價(jià)政策和本企業(yè)的有關(guān)規(guī)章制度,不損害國家、本企業(yè)的整體利益,不違法亂紀(jì)。
3.2物資采購必須嚴(yán)格執(zhí)行"公開"、“比價(jià)”、“就地就近”、“逐級(jí)審批”、
“價(jià)格審核和監(jiān)督”的原則。
3.2.1公開的原則采購物資的品種、規(guī)格、采購量、質(zhì)量和采購渠道公開。
3.2.2比價(jià)采購的原則采購物資應(yīng)貨比三家,采購物資應(yīng)價(jià)廉物美。
3.2.3就近就地的原則采購物資應(yīng)盡可能舍遠(yuǎn)求近,減少運(yùn)輸環(huán)節(jié),
3.2.4逐級(jí)審批的原則一一物資采購實(shí)行最高采購單價(jià)與采購總金額復(fù)合控制一切采購活動(dòng),均必須辦理逐級(jí)審批手續(xù),
4、操作程序
4.1按照本企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《采購控制程序》的要求編制或修改物資采購計(jì)劃,
4.1.1供應(yīng)部應(yīng)在接到計(jì)劃后分別在一個(gè)工作日內(nèi)編制好物資采購計(jì)劃。
4.1.2物資采購計(jì)劃主要內(nèi)容有:
采購物資的名稱、型號(hào)規(guī)格(或圖樣編號(hào)〉、數(shù)量、價(jià)格、意向的分承包方或供貨單位等內(nèi)容。
4.1.3物資采購計(jì)劃必須經(jīng)供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人同意,總經(jīng)理審批。
4.2按照審批后的物資采購計(jì)劃內(nèi)容與合格分承包方/供貨單位洽談并簽訂采購合同。
4.2.1簽訂物資采購合同應(yīng)包括以下條款:
a.采購物資的名稱、型號(hào)規(guī)格(或圖樣編號(hào)〉、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨方式、包裝要求、結(jié)算方式及違約責(zé)任。
b.采購物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、不合格品的處理方法,
c.必要時(shí)簽訂質(zhì)量保證協(xié)議,或要求分承包方執(zhí)行質(zhì)量保證模式。
4.2.2采購合同經(jīng)供應(yīng)部負(fù)責(zé)人審核后執(zhí)行。
4.2.3采購合同的變更按上述要求執(zhí)行。
4.2.4建立合同管理臺(tái)帳,詳細(xì)記錄合同執(zhí)行情況。
4.3如發(fā)現(xiàn)訂購的到貨物資與合同要求不符,經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)與分承包方/供貨單位聯(lián)系處理,并在合同規(guī)定貨款承付期內(nèi)書面提出拒付通知,
4.4在實(shí)施過程中必須根據(jù)本公司的實(shí)際需求狀況對(duì)采購合同作必要的變更,避免造成物資積壓或供應(yīng)脫節(jié)。對(duì)盲目采購、高價(jià)采購及不合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)而造成經(jīng)濟(jì)損失的,由經(jīng)辦人員承擔(dān)責(zé)任。
4.5需要提運(yùn)的物資,要提前通知倉庫保管人員做好接貨準(zhǔn)備。
4.6物資采購工作除有計(jì)劃地組織訂貨、采購、催交、提貨、發(fā)運(yùn)工作外,還應(yīng)包括臨時(shí)需用物資的采購、調(diào)劑、加工改制及積壓物資的處理,
4.6.1計(jì)劃外物資的采購按臨時(shí)性采購手續(xù)處理，使用部門填報(bào)"物資采購申請(qǐng)單",按規(guī)定的審批程序?qū)徟蠼还?yīng)部門列入采購計(jì)劃。
4.6.2物資的調(diào)劑與協(xié)作采購,必須以互利為原則,以不損害本企業(yè)整體利益和滿足本企業(yè)生產(chǎn)為前提。
4.7本公司的各類物資,一律由各類物資的歸口供應(yīng)部門負(fù)責(zé)采購,其它任何部門或個(gè)入未經(jīng)委托,不得擅自采購,違反本條款者,一切責(zé)任與后果自負(fù)。
4.8橫向聯(lián)系
4.8.1技術(shù)部門提供各類產(chǎn)品的采購物資的技術(shù)條件及必要的圖樣和外購件、通用件明細(xì)表。
4.8.2技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供各類產(chǎn)品物資消耗工藝定額明細(xì)表、單臺(tái)產(chǎn)品材料消工藝定額匯總表、外協(xié)件匯總表、原材料、外購(協(xié)〉件驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求。
4.8.3供應(yīng)部門負(fù)責(zé)提供經(jīng)評(píng)審的合格分承包方名單,并對(duì)采購物資的價(jià)格進(jìn)行審核。